経営委員会 8月議事録「経営の課題持ち寄り意見交換」
- 開催日時2020年8月6日（木）11時～12時
- 場所ZOOM
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近藤委員長の進行で委員会は始まった。
議題
○テレワーク下での社内コミュニケーションのあり方
・ 有効なツールやその方法
・ 帰属意識のつくり方
・ 評価基準・査定のあり方
○経費削減や在宅時の通信費の補助などに関して
在宅勤務・出社の現状
○当社ではクライアント都合やグループ会社の動きに連動し、現在は全員出社の形態。
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○東日本大震災以降、どこでも仕事ができるようノートPC・モバイル環境など築いてきたが、非常事態宣言解除後は全員出社に切り替えた。これは温度感のあるコミュニケーションを取りたいという社員の声を尊重したため（時差出社は継続）。
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○ほぼ在宅勤務を中心としている。
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○出社率は２～3割、在宅勤務が7割。在宅の7割も週一回は出社し、チーム主体のミーティングで近況等を報告。今後もこの状態は続くと思われる。
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○当社は出社率が高いと思われる。とは言え、以前のような状態に戻るのは難しいと思う。
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○現在は在宅7割といったところ。週一回部門ごとにミーティングを行い、直接会う機会を設けている。しかし、若い層では週一回で良いのか、特に独身層などコミュニケーション部分で不安はあるもしれない。
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○出社率は6割程度。テレワークを行っている社員は日報を各リーダーに提出。
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○当社は写真・映像撮影がメインなので9割が出社し、CG部門の半分がテレワーク。
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○非常事態宣言中は在宅勤務としたが、解除以降6月からは全員出社に切り替えた。 なお、クライアントがテレワークなので訪問が出来ず、ZOOMやメールを活用しているが、効果的な提案方法などが悩みである。
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○当社では非常事態宣言解除以降、一旦は全員出社としたが7月に入り感染が拡大したので現在は週2回テレワークとした。
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○当社はクリエイターの派遣が中心ですが、派遣先の5割は在宅勤務、もしくは在宅と出勤の併用。 7月以降、在宅の割合はまた増えてきていると思われる。
テレワークで有効だと思えるツールに関して
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コミュニケーション
○ZOOM
○Teams
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リモート接続
社員のコミュニケーションやメンタルケアに関して
○ コミュニケ―ション面は会社の規模にもよるとは思うが、当社では各チームでのやりとりが中心（ZOOM等での朝礼を行い今日明日の予定を確認しつつコミュニケーションを図る）。今後考えていかなければと思うのは、通常出社であれば雰囲気とか、顔色とかで気付けることも、ZOOM等では何かの兆候などを見逃す心配も出てくるのではないかという点。そのチームや、1対１では言えないことも、話す人を変えることで言いやすくもなるかもしれない。上司とは違う視点で見られるようにと相談室を設けてはいるが、そこにも相談に来ない人はどうするかも悩ましい。そんな何かしらの不安を持っている人をどうリモート環境下でケア出来るか検討中。
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なお、社員の本音を引き出し、「個人の課題」と「組織の課題」を見える化し、働き方改善を個人・組織の両方からささえるツールとして、サイバーエージェントも活用している Geppo（ゲッポウ）があり、この導入を検討している。
- またこれはメンタルケアとは違うが、在宅勤務が長くなってきて見えてきたこととしては、校正確認が 若干おろそかになってきている気がする。現物を確認する手間を省かない必要性がある。 そして、特に入社年次が浅い人に散見されるのが、報告の遅れ。これにより対応が後手に回ることも。 今後は、何をどのタイミングで誰に報告するのかといったことを整理し、決め事にしようかと考えている。
- ○派遣会社においてもケアは必要と考えているが、特にひとり暮らしの方は、在宅勤務が長引くとメンタル面のケアも必要だと考えている。また、ケアが必要になる兆候としては、朝の出勤・勤務開始がずれ始めている方、また派遣社員に連絡を取った際のレスポンスの速さや遅さ、また会話量などで判断している。
- ○当社は規模が大きいわけではないので比較的目は届きやすいが、1日1回はZOOMで顔を合わせるようにしている。またLine Worksや週報（社員同士が共有）で課題や悩みを共有している。
- ○在宅勤務者には日報を書いてもらい、そこで個々人の考え方を吸い上げている。これは結構有効な手段にはなっている。なお、業務面で入社2.3年の者のクオリティをどう保つかは、近くに先輩がいないので課題である。
評価基準・査定に関して
在宅勤務での評価基準に対しては「悩んでいる・模索中」などが殆どの状態。 なお、以下の意見が出された。
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○評価基準の中に、「スキルアップ」や「部下の育成」度合をみる項目もあるが、その辺りは見えにくい。現時点では、「成果」で見ざるを得ないのが実際。しかし、目標設定を「見える化」すべく変更していきたいと思う。
オフィスをどうするか
在宅勤務での評価基準に対しては「悩んでいる・模索中」などが殆どの状態。 なお、以下の意見が出された。
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○評価基準の中に、「スキルアップ」や「部下の育成」度合をみる項目もあるが、その辺りは見えにくい。現時点では、「成果」で見ざるを得ないのが実際。しかし、目標設定を「見える化」すべく変更していきたいと思う。
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○当社では写真部門の別会社があるが、そこを本体スペースに入れ込んで家賃の削減を実施する方向。フリーアドレスのお話が出たが、デザイナーは大型のMacにて固定の席が必要かもしれない。プロデューサー、コピーライターはその限りではないと思うので、フリーアドレスは検討したい。
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○当社ではデザイナーもノート型に切り替えているので、その問題もクリアできると思う。
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○オフィス費用を現状の2/3程度に圧縮するのを目的に、今月物件を見学することとなっている。決定ではないが条件が合えば検討したい。
得意先事情によるOSバージョンなどの問題
○皆さんに聞いてみたいのですが、得意先の事情等によってOSやソフトのバージョンをこれで行ってほしいとか、そんな要望は出ていませんか？当社では必要に応じて、個人に2台を用意したりしている。
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○アドビCCの古いバージョンは以前のOSでしか動かないのでMACを仕事によって使い分けしている。会社だと共用できていたので良かったが、在宅だとできない仕事も発生しており、その為に出社している社員がいる。そのため在宅用のMacを今増やしている状態。
海外生産・制作について
○当社はノベルティグッズなどの制作を行っているが、中国やベトナム現地での生産もしている。現在は、渡航が出来ないので、校正など現地スタッフに委ねるしかない。また現地とのコミュニケーションでは通信環境の問題もあり、トライ＆エラーの繰り返しの状態。
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○当社もタイとベトナムに現地法人を有しているが、タイは渡航中止。ベトナムは緩和されているとはいえ、戻っても2週間は自主隔離。行ったら戻らない覚悟も必要かもしれない。
経費補助等に関して
在宅勤務における通信費等の補助はどうしているかも課題にあがりました。
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○当社はほぼ在宅勤務ではあるが、通勤費（定期代）をそのままに、その中で工面してもらっている。なお、ノートブックやZOOM等で使用するカメラやマイクなどは会社負担。
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○4月にリモート準備手当として1人2万円を支給。通勤費（定期代）は止め、会社に来るときは実費精算に切り替えた。なお、今後リモート手当として一律月３～5千円を検討している。
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なお、N氏より詳しいお話があったので、更に詳しく聞きたく本委員会後に詳細をメールにていただきましたので、ここに記します。
前提としまして、 弊社では6月までは基本は在宅勤務、7月以降は1日1人以上はローテ制で出社（日直的な）とし、その他スタッフはテレワーク&現場直行直帰。
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交通費
7月からは出社日のみの経費精算する形に変更。
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緊急事態宣言後も6月までは通常支給（数ヶ月単位で購入していたスタッフがいたため）していたが6月中旬時点にて全員の定期が切れる。 定期代を在宅勤務費用に充てることも検討しましたが、自宅の場所により月1万円以上の不公平が出てしまう状態だったため都度精算に変更しました。今後第二波で再び出社がほぼ無くなる場合も想定しました。
（あくまで弊社の顧問の）税理士・社労士の見解ではありますが、 今は非常時なのでどういった形でも問題ないが、今後もテレワークを基本とする場合、 定期を購入したが、利用実態無しで長期間にわたり交通費名目でまとまった額を支給していると 監査の際に賞与とみなされる場合がある、とのことでした。
利用する路線にもよりますが、週3、4回以上出社するなら定期の方がお得なようです。 各スタッフ、担当案件により連日出社がある時期は定期を購入、ということにしています。 今後、コロナが終息して日々出社することが世の中的にデフォルトになってきた場合は従来通りに戻すかもしれません。 -
光熱費／経費
通常は出勤していて掛かっていない部分の電気・ガス・水道などの光熱費。 7月以降は¥150/日を経費精算する形に変更。
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会社によりけりで基準化しづらいかと存じますが、顧問の税理士がITやクリエイティブ系の中小の会社状況としてまとめてくれた話を元に、弊社では6月末までは¥3,000/月を全社員一律で支給ということに落ち着きました。
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7月以降は在宅以外の勤務の日も増えてきましたので、在宅の日に限って¥150/日としています。
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一応、全社員に3〜6月の前年との光熱費の差額を確認させたのですが、 日割りにして上記を超えているスタッフは一切いなかったため当面はこちらで進める予定です。
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上記はあくまで光熱費として、印刷代、各種備品などは別途実費分を精算する形としています。 ＊3月に在宅に切り替える際に、必要と思しきもの（簡易デスク、プリンター、ルータ等）をリストアップしてヒアリングし、基本的に必要となるものはその際にまとめて支給。（デスクや椅子が必要というスタッフは結果いませんでした）
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支給に関しては各四半期末に在宅勤務時光熱費として提出させることにしています。 マメに精算するとお互いに面倒なため、全社員一定額を仮払いとしてあらかじめ支給し、 テレワーク中のその他実費経費も含めて社員の持ち出しが出ないよう前払い制としています。
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税理士のほうからは、こちらは労務の領域にも一部関わってくるためある程度細かく管理をする必要があるとのことでしたので、出退勤表と経費精算書の日数にズレがないように管理し、税理士の方にもダブルチェックを頼んでいます。
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光熱費の支給額に関しては職種により異なるため、実態とあっており、きちんと精算書類に明記されていれば、¥150日ではなく¥500/日など金額はもっと出しても問題はないとのことでした。 顧問の社労士側の見解としましても上記運用であれば問題がないとのことです。
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ネット代も月々の支給額をもっと上げる必要があるかと思いますが、弊社のスタッフは元々全社員自宅に引いているwi-fiがありましたので、弊社ではネット代は支払無し。 スマホ・タブレットを支給しているため、もしネット代が気になる場合、また、自宅のwi-fiがマンションタイプで時間帯によって遅くなる等場合は、全てテザリングで対応させるようにしています。
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社員によっては使わない定期代を全額もらえていた方が手残りが多かったスタッフいたため迷いましたが、税理士サイドの見解を元にできるだけ全社員フェアな運用としました。その分余剰が出たら何らかの形で還元するようにできれば考えています。 なお、上記はじめ、テレワーク関連の規定に関しては今後のコロナ状況により今後も加筆修正が発生しそうなため、社員には今のフェーズに合わせた暫定のものとして共有しています。 皆さまの会社のお話も伺いながら今後も改善していければと考えています。
（以上、野坂氏（ノエ）よりの経費補助に関するメールより）
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本日も様々な意見が出されましたが、最後に村田氏（２０５５）より、このような状況下で展示会も難しい中、各社が自社をアピールできるようにとバーチャルショールームを制作したことを紹介。問合せも多数寄せられているようです。
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以上で、本日の委員会は終了。
次回は、9月15日（火）11時～ZOOM予定
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なお、次頁以降に今回の委員会で課題にして欲しいと予め寄せられたものを記しておきます。
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○在宅勤務者の管理や評価をどのように行うか。参考になる事例などあれば伺いたい。
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○新型コロナの更なる拡大を受けて本格的にテレワーク（自宅勤務）を進める予定ですが、その際の会社からの通信費等の補助に関して
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○紙資料の処分 データ管理
○在宅導入の経費 ツール、通信、自己負担かどうか
○経費削減のアイデア
○評価 見てもらえていない不安
○帰属意識の作り方
○世の中の流れに沿ってテレワーク導入して良いの？
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○裁量労働制
裁量性の会社の皆様はコロナ以後も変更なく運用中でしょうか？ 弊社はスタッフの希望があり裁量性中心の就業規則を作っていますが、テレワーク中心になってから は各自の裁量でやれる範囲が限られているため、裁量性廃止も検討中です。 しかし、テレワークで業務の実態が掴みづらいなかで8H以上は残業代発生とすると、 物凄い時間数を申請するスタッフも出てきそうなため、悩んでおります。
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○査定・賞与に関して
テレワーク中心になった後、スタッフ間での業務量の開きが大きくなっておりどう査定するか悩み中。 コロナの影響で今は暇でも、テレワーク中心でなければもっと輝いていたはず、というスタッフもいるため。コロナを受け、皆様がどのように査定をされているのか気になります。
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○社員の光熱費、交通費に関して
弊社では在宅勤務時のみ光熱費支給中。今後も続けるのか、また金額の見直しに関して悩み中。交通費は定期代を廃止・都度経費精算の形でテスト運用中。
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○リモートワークで社内コミュニケーションを取るおすすめの方法、ツールなどありましたら教えてください。
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○Webセミナーのことなど宣伝会議さんの話を聞きたいと思いました。
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○コロナが再度拡大し実質的に第2波となっていますが、各業界、お客様の動きはどうでしょうか。
